Deducir los gastos de combustible

La gasolina es un combustible hecho a base de petróleo que es indispensable para la humanidad. Para el empresario, sea grande, mediano o pequeño, la gasolina es especialmente un tema preocupante, ya que, en ella suele irse un importante porcentaje de recursos financieros. Pensando en eso es que en PowerGAS decidimos crear este blog informativo sobre como poder deducir tus gastos de combustible.

¿Cómo deducir los gastos de combustible?

Ya hace tiempo que el Servicio de Administración Tributaria (SAT), informó que los gastos de combustibles como la gasolina o el diésel podían ser deducidos. Sin embargo, todavía hay muchas dudas entre los contribuyentes, así como en las pequeñas y medianas empresas.

Te contaremos lo que debes considerar para que puedas hacer deducibles los gastos de combustible.

Lo primero a tener en cuenta, es que podrás deducir estos gastos si eres una persona física que está dada de alta en Hacienda bajo el régimen de honorarios, actividad empresarial, arrendamiento o RIF.

Para que el gasto pueda aplicar para ser deducible debe contar las siguientes características:

• Debe ser estrictamente indispensable para realizar tu actividad laboral.
• El pago debe realizarse mediante tarjeta de crédito, débito o de servicios, transferencia electrónica de fondos desde tus cuentas abiertas en instituciones que componen el sistema financiero y las entidades que para tal efecto autorice el Banco de México, cheque nominativo o monedero electrónico de combustibles autorizado por el SAT.
• Los pagos en efectivo no serán deducibles, salvo que se trate de operaciones realizadas en zonas rurales que no cuentan con servicios financieros y tengan autorización por parte del SAT.
• Debes solicitar el CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) en el momento del pago en la estación de servicio. Se recomienda que sea la misma gasolinera quien expida el documento, y hacer llegar los archivos electrónicos por medio de un correo.
• Si el pago lo realiza con monedero electrónico, se necesitará la factura electrónica y el complemento del CFDI que expida la empresa emisora de monederos electrónicos de combustibles autorizada por el SAT. En este sentido las tarjetas de combustible para empresas son la mejor opción.

Una vez que se tenga el comprobante, recuerda que se debe tener la contabilidad electrónica registrada, controlar que el gasto de gasolina con tarjetas sea restado una sola vez y que el impuesto al valor agregado (IVA), se traslade en forma expresa y por separado en los comprobantes fiscales correspondientes.

Verifica la factura

Recuerda verificar que la factura esté bien hecha al recibirla y que incluya el RFC, que el domicilio sea el mismo que se dio de alta frente al SAT, y que el concepto en la factura esté ligado a lo que se presentará como deducción. Así evitarás problemas al presentar tu contabilidad electrónica ante el fisco.

Recuerda que con PowerGAS tienes toda una plataforma que te facilita administrar tu consumo de combustible.

La Agencia Tributaria establece ciertos criterios. Conocerlos es imprescindible a la hora de realizar las autoliquidaciones trimestrales del IVA.

1. El primero de ellos es que haya una correlación entre los ingresos o ventas de la empresa y los gastos que pretendes deducir. En esta línea, para que puedas repercutir en tu contabilidad el IVA de la gasolina de un viaje de empresa, ese traslado debe estar relacionado con una actividad comercial que tenga su repercusión en la facturación de la compañía.
2. ¿Cómo lo acreditas? Puedes recurrir a la agenda de visitas, los itinerarios realizados, albaranes, presupuestos aceptados en los que conste la dirección del servicio o donde tengas que entregar una mercancía, facturas y cualquier otro tipo de actividad, que demuestre ante Hacienda que el consumo de combustible se debe a motivos profesionales y no personales.
3. La siguiente clave a tener en cuenta si no quieres que una inspección de Hacienda deje sin efecto las deducciones practicadas en las autoliquidaciones, tiene que ver con la documentación. En este sentido, todos los pagos que quieras deducir como gastos de empresa deben tener su correspondiente factura (fecha, lugar, cliente, y firma de este si es necesario, etc.)
4. Este documento debe contar con todas las formalidades previstas en la normativa, y el gasto tiene que estar correctamente registrado en la contabilidad de la empresa (dependiendo de la naturaleza del viaje de negocios el apunte contable se registrará en unas cuentas concretas).

Límite de deducción

En caso contrario, es más que probable que Hacienda sólo permita la deducción del 50% de los gastos asociados al vehículo, lo que acarrearía posteriores problemas con la declaración del IVA correspondiente (recargos, intereses, etc.)

Los dos elementos más importantes a la hora de deducirte el IVA de la gasolina correspondiente a los viajes de empresa, son la existencia de factura y la correlación entre el traslado y la actividad empresarial.

También, es importante tener en cuenta otro factor que está relacionado con el grado de afectación del vehículo a la actividad empresarial. En este sentido, mientras que en algunos supuestos como los vehículos destinados al transporte de pasajeros o mercancías, la Agencia Tributaria acepta que su afectación es total, no sucede lo mismo con otro tipo de coches.

Con la plataforma PowerGAS tienes todas las herramientas necesarias para controlar tu consumo y deducir tus gastos de combustible, tu flotilla y las restricciones para tu personal agilizando sus procesos administrativos.